试卷名称:国家开放大学电大2180办公室管理整理历年以前期末试题答案

案例分析题

文员小胡正在办公室忙着,进来了一位西装革履的男士,自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排,却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约,也可能是经理亲自约定的,接过名片一看,是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员,但仍然很热情地请坐、端茶,然后问道;“您是否和李总约在上午见面” 对方回答:“如果方便,我希望很快见到李总”。 小胡明白了,肯定没有约会。即便是李总亲自约定的,也会有具体准确的约见时间。“您看,很不凑巧,今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系,告诉他您在这等候。或者另约时间,可以吗?” 钱经理马上表示同意。小胡接着说:您“看我怎么向李总汇报您的情况?” 经交谈,小胡很快清楚了,来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告,拉客户的。这类事不是第一次遇到,小胡知道接待不可草率生硬,来访者中不乏“无冕之王”,还须恭“敬送神”好。 经与李总联系,从他那里得到的答复是“不见”,小胡当然不能“直言相告”。 “钱先生,真对不起,李总正在与一家重要客户讨论谈判,我不方便进去打断。您看已近中午,怕要耽误您太多的时间了。您看是这样,我公司虽在本市,但大多数的业务还是在与外省市和外商之间,全国工商名录土,我公司已在册,本市工商名录上再登当然对本公司也有益,具体事项,我一定请示李总,并尽快电话与您联系,您看,我可以打名片上您的联络电话吧!” “好,好。”嘴上这么说,钱先生已显不悦。 “另外,刚才看您送来的资料,我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公共关系形象广告和业务宣传,您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是67559831,这是我的名片,您可以直接与马小姐联系。” “好,好!”钱先生的口气变得和缓了。 “钱先生,这资料您是否可以多留几份给我:尽管我公司业务范围不太适合,但周末的同行联谊会上,我可以帮您向其他合适的公司宣传,同行介绍,恐怕更方便些,您看是否可以?”钱先生告退时的微笑是真诚的谢意,因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。 问题: (1)小胡回到办公室的第一件事应该是做什么? (2)小胡的做法是否正确?有没有不当之处? (3)小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理?是否违背办公室人员的职业道德? (4)秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客,都应该有求必应,引见给领导吗?  

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按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM~120CM,应该是() 个人区 社交区 亲密区 公众区
办公室,顾名思义,是办公的场所。下列诸项中()应不属于办公室范畴。 厂长室 实验室 院长室 经理室
办公室人员辅助领导进行决策,意味着() 办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 当好领导的参谋和助手 办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策 办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”,而是要“登台唱戏”
办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题() 有共同利益的话题 夸耀你我的话题 贴己的话题 秘密的话题:
办公用品库存管理中的再订货量是指() 办公用品一次采购不足而追加采购的数量 办公用品的平均使用量 判定需要订购新的办公用品的库存余额 新采购办公用品的数量
传真机的使用哪一项是不对的() 发送前检查原稿质量 随时随地可向对方发送 不宜发送礼仪性文本 不宜发送私人、保密文本
电话是现代社会中不可或缺的通讯工具,文秘人员在打业务电话时不应该() 考虑打电话的时间是否合适 核对电话号码,确保一次拨号就能成功通话 在尽量少的通话时间内达到预期的效果 在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊
电子公文的处理() 只能在网上办理 在网上分发流转时,无需做登记、管理等 不能网上处理与纸质处理相结合 可以印制成纸质文件分发处理
对新情况、新问题,无章可循时,上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策,作出合乎情理的处理。这是采用的()方法。 进言 受意 变通 挡驾
发放办公用品的人员要求是() 使用者自行入库取用 不可指定人员发放 发放者不必清点核实所发放办公用品 发放人员要提醒使用部门和入员节约办公用品
公共关系工作的特点不包括() 以公众为对象 以美誉为目的 以惠己为原则 以长远为方针
接受忠告的反应应该是() 以烦躁的心情倾听 尽量把责任推给别人 应辩解说:“那是困为......” 切勿感情用事
社交场合很讲究次序礼仪,一般() 以右为次 以右为尊 以后为次 以左为尊
为了防止办公室出现"瓶颈现象",下列做法中,哪项工作应该改进() 工作人员工作尽可能专门化、单一化 尽可能定量控制办公室工作 重复性的工作尽量由机器完成 合理设计办公室的工作流程
为了防止办公室出现瓶“颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进() 合理设计办公室的工作流程 尽可能定量控制办公室工作 重复性的工作尽量由机器完成 工作人员工作尽可能专门化、单一化
为了能保证质量、有效率地工作,文员应有一定的工作指导思想,应围绕着()这样一个滚动的过程。 计划—实施—检查 计划—检查—实施 实施—计划—检查 检查—实施—计划
文秘人员在差旅结束后,应该() 给未出差的单位领导分送出差地特产 整理好出差过程中的单据、凭证,及时办理报销、结算事宜 休息几个工作日,缓解囚出差带来的疲劳 把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报,元需形成书面材料,存档备案
文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的() 最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要 作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支 采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品 限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务
文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的()? 传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见 必要时可形成文字材料,照本宣科 不可在普通电话普、通函件里传达有秘密内容的指示 重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪个做法是错误的() 如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认 告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知 对方越忙越必须早一点联络 如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会

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